一般に申請処理は、申請者がシステム端末から直接申請事項を入力し（発生源入力）、決裁者がシステム上で承認（ワークフロー）する方法が一般的なソリューションと言えます。しかし、システム化計画のタイミング、予算等から、当面は申請書類による紙ベースの事務運用が行われる場合があります。本事例における総務事務のアウトソーシングセンターにおいてもこのケースが当てはまり、膨大な量の紙処理が各申請案件の進捗管理への支障をもたらし業務効率を阻害することが重要課題でした。
市職員の通勤手当、住宅手当、単身赴任手当等において、紙（申請書）により申請された各件の進捗を管理し、全体としての業務実施状況も容易に把握できる管理ツール等を活用しながらこの問題の解決をはかりBPOを進めました。具体的には業務フローなどの作成による業務の詳細設計、管理体制の設定、そして業務の実運用を行っています。
ＢＰＯ前に分散していた各部局庶務係25人分程度の工数の業務をセンターでは定常人員12人、一時的な季節の臨時要員は平均10人月の工数（月150時間稼動として）程度での運用を実現できるようになりました。
